Université de Montréal

Règlement relatif à la fonction et au statut de l’ombudsman à l’Université de Montréal

La version officielle de ce Règlement est disponible en format pdf dans le Recueil officiel du Secrétariat général de l’Université.

Adopté par le Conseil de l’Université le 24 août 1999 et modifié le 1er novembre 2004

 

Considérant l’importance que le Conseil de l’Université de Montréal attache au traitement juste et équitable, par l’administration universitaire, de chacun des membres de la communauté universitaire,

Considérant que la mise en place et le maintien d’une fonction d’ombudsman constituent un moyen de s’assurer d’un juste équilibre entre les droits des uns et des autres,

Le Conseil de l’Université de Montréal réaffirme l’importance de la fonction d’ombudsman au sein de l’institution par l’adoption du règlement suivant :

Nature de la fonction et mandat

1. L’ombudsman a pour fonction de recevoir les demandes d’intervention des membres de la communauté universitaire qui, après avoir épuisé les recours internes à leur disposition, s’estiment victimes d’injustice ou de discrimination, de faire enquête lorsqu’il le juge nécessaire, d’évaluer le bien-fondé de la demande et de transmettre aux autorités compétentes ses recommandations, s’il y a lieu.

Son intervention fondée à la fois sur la loi et l’équité vise à faire corriger toute injustice ou discrimination.

Il conseille, également, les membres de la communauté universitaire à leur demande sur tout sujet relevant de sa compétence. Il a aussi pour fonction de travailler à l’amélioration des pratiques universitaires de justice et d’équité, par la formulation de propositions de modifications aux politiques et procédures et à la réglementation existante.

Il jouit d’une indépendance absolue à l’égard de la Direction de l’Université, de façon à pouvoir exercer en toute impartialité sa fonction. Il est tenu à la confidentialité des renseignements obtenus dans l’exercice de ses fonctions.

L’ombudsman ne rend compte de ses activités qu’au Conseil de l’Université dont il est le mandataire, et répond auprès de lui de l’exécution de son mandat.

Compétence

2. L’ombudsman intervient chaque fois qu’il a des motifs de croire qu’une personne ou un groupe de personnes a été lésé ou victime d’injustice ou de discrimination par l’acte ou l’omission d’un employé ou d’un agent autorisé de l’Université ou par les mécanismes administratifs de l’Université, ou peut vraisemblablement l’être.

Toute personne ou tout groupe de personnes, membres de la communauté universitaire, peut adresser une demande d’intervention à l’ombudsman relativement à l’alinéa précédent.

Quiconque demande l’intervention de l’ombudsman doit :

  1. fournir ses nom, prénom, adresse et numéro de téléphone, ainsi que son code permanent le cas échéant;
  2. exposer les faits qui justifient sa demande, ainsi que les circonstances de temps et de lieu de l’action ou de l’omission qui la fonde;
  3. fournir à l’ombudsman tout autre renseignement ou document dont celui-ci estime avoir besoin pour la bonne compréhension de ces faits.

Lorsqu’il le juge nécessaire, eu égard aux circonstances, l’ombudsman peut exiger que la demande d’intervention soit faite par écrit.

Dans le présent article, les termes « membres de la communauté universitaire » incluent les usagers des services, les personnes qui ont présenté une demande d’admission à un programme d’une faculté ou école et les personnes qui sont sujets de recherche dans le cadre d’un protocole de recherche régi par la Politique sur la recherche avec des êtres humains.

3. L’ombudsman s’assure que la personne ou le groupe qui a formulé la demande d’intervention s’est prévalu des recours internes à sa disposition. L’ombudsman peut refuser d’intervenir lorsque, à son avis,

  1. la personne ou le groupe n’a pas encore effectué les démarches administratives habituelles auprès de l’autorité hiérarchique concernée pour obtenir satisfaction;
  2. la personne ou le groupe dispose d’un recours devant une autorité de l’Université susceptible de corriger adéquatement la situation préjudiciable et dans un délai raisonnable, ou la personne ou le groupe a omis ou négligé, sans excuse raisonnable, d’exercer en temps utile un tel recours .

Dans le cas où l’ombudsman estime que la personne ou le groupe ne s’est pas prévalu des recours internes à sa disposition, il informe la personne ou le groupe de ces recours et de la manière de s’en prévaloir.

4. L’ombudsman peut également refuser d’intervenir lorsque, à son avis,

  1. il s’est écoulé plus d’un an depuis que la personne ou le groupe a eu connaissance des faits qui fondent la demande d’intervention, à moins que la personne ou le groupe ne démontre qu’il a été dans l’impossibilité d’agir plus tôt;
  2. la personne ou le groupe refuse ou néglige de fournir les renseignements ou documents requis par l’ombudsman au soutien de la demande d’intervention, ou de collaborer à l’enquête ou à la médiation;
  3. la demande d’intervention est frivole, vexatoire ou faite de mauvaise foi, ou la personne ou le groupe n’a pas d’intérêt suffisant;
  4. l’intervention n’est pas nécessaire eu égard aux circonstances.

5. L’ombudsman doit refuser d’intervenir ou mettre fin à son intervention lorsque, à son avis,

  1. la personne ou le groupe a déjà exercé un recours devant une cour de justice ou à un tribunal administratif portant sur les faits sur lesquels la demande d’intervention est fondée;
  2. la personne ou le groupe dispose de la procédure de grief, d’appel ou de révision en vertu d’une convention collective ou d’un protocole de travail;
  3. la demande d’intervention porte sur une question d’application ou d’interprétation d’une convention collective ou d’un protocole de travail ou sur une question touchant aux droits à la représentation d’un salarié syndiqué par une association ou un syndicat accrédité de l’Université.

Procédure d’intervention

6. Sur réception d’une demande, l’ombudsman avise la personne ou le groupe de sa décision d’intervenir ou non.

7. L’intervention de l’ombudsman peut comporter une enquête et une médiation. L’ombudsman est maître de sa procédure.

8. Aux fins d’une enquête, l’ombudsman peut exiger de tout membre de la communauté universitaire l’accès à tout document ou dossier de l’Université qu’il considère pertinent. Il peut également interroger toute personne susceptible de lui fournir les renseignements qui lui sont nécessaires.

Toute demande de l’ombudsman relative au présent article doit être traitée avec diligence. 

9. L’ombudsman évalue le bien-fondé des demandes qui lui sont adressées. Il informe toutes les personnes intéressées de ses conclusions et, le cas échéant, de ses recommandations.

Il procède par écrit lorsqu’il l’estime nécessaire eu égard aux circonstances; en ce cas, toutes les parties intéressées doivent recevoir copie des recommandations.

10. L’ombudsman peut requérir de l’Université d’être informé des mesures prises pour corriger une situation qu’il considère irrégulière ou injuste, ainsi que des suites données à ses recommandations.

S’il estime qu’aucune mesure n’a été prise ou qu’aucune suite satisfaisante n’a été donnée dans un délai raisonnable, il peut en saisir les divers niveaux hiérarchiques, jusqu’au Conseil, et exposer le cas dans son rapport annuel.

11. L’ombudsman peut aussi intervenir de sa propre initiative par voie d’enquête générique dans toute matière relevant de sa compétence. Les articles 7, 8, 9 et 10 trouvent alors application en faisant les adaptations nécessaires.

Rapport annuel et rapports spéciaux

12. L’ombudsman soumet en personne chaque année, en septembre, au Conseil de l’Université un rapport sur ses activités de l’année, lequel est publié et diffusé auprès de la communauté universitaire. Ce rapport comprend notamment des statistiques sur les demandes traitées au cours de la dernière année universitaire, ainsi que des recommandations, s’il y a lieu. Le Conseil doit s’assurer que les administrateurs concernés prennent en considération les recommandations contenues dans le rapport annuel et qu’ils y répondent.

Il peut en tout temps faire des rapports spéciaux au Conseil.

L’ombudsman peut, dans son rapport annuel ou dans ses rapports spéciaux, suggérer des modifications aux politiques et procédures et à la réglementation existante, et formuler des commentaires sur les pratiques en vigueur à l’Université.

Confidentialité

13. L’ombudsman respecte la plus entière confidentialité de tout renseignement auquel il a accès concernant les personnes impliquées dans ses interventions, à moins qu’il ne soit expressément dégagé de cette obligation par les personnes concernées ou par la loi. Toutefois, l’ombudsman peut communiquer des renseignements nominatifs en vue de prévenir un acte de violence, dont un suicide, lorsqu’il constate qu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un danger imminent de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiable. Ces renseignements ne peuvent être communiqués qu’à la personne ou aux personnes exposées au danger, à leur représentant ou aux personnes susceptibles de leur porter secours. L’ombudsman ne peut communiquer que les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication. Pour les fins de la communication prévue au présent paragraphe, l’ombudsman est tenu de respecter la procédure applicable à la divulgation de renseignements nominatifs en vue d’assurer la protection des personnes prévue à la Directive concernant l’accès aux documents de l’Université de Montréal et la protection des renseignements personnels.

Lorsque la poursuite de l’enquête nécessite la divulgation de détails identifiant l’auteur d’une demande, cette divulgation se limite aux personnes qui ont besoin de connaître ces détails pour présenter des observations. Lorsque les circonstances le justifient, l’ombudsman peut rendre sa recommandation publique, pourvu que l’anonymat de l’auteur de la demande soit respecté.

Si une personne ou un groupe de personnes décide de retirer sa demande d’intervention pour garder l’anonymat, l’ombudsman doit respecter cette décision.

Conservation des dossiers

14. L’ombudsman a la garde de ses dossiers, lesquels ne sont accessibles qu’au personnel de son bureau. Ces dossiers sont détruits à l’issue de la période de conservation prévue par la législation.

Personnel du Bureau de l’ombudsman

15. Les employés du Bureau de l’ombudsman sont nommés avec l’accord de l’ombudsman.

Ressources 

16. Le Conseil fixe les conditions d’engagement de l’ombudsman et s’assure que les ressources nécessaires à l’exécution de ses fonctions sont mises à sa disposition.

Nomination de l’ombudsman

17. L’ombudsman est nommé par le Conseil de l’Université sur recommandation d’un comité constitué à cette fin. Le comité, dont les membres sont nommés par le Conseil, procède à un appel de candidatures et, lorsqu’il le juge approprié, à une consultation, notamment auprès des membres de la communauté universitaire.

Le mandat de l’ombudsman est d’une durée de cinq ans et ne peut être renouvelé qu’une seule fois. Un comité dont les membres sont nommés par le Conseil procède à une consultation sur l’opportunité du renouvellement. La consultation doit se terminer un an avant la fin du mandat. Si le Conseil, au vu du rapport du comité, conclut au non-renouvellement, le comité met en œuvre le processus de nomination afin de recruter un nouveau titulaire.

Conditions de fin de mandat

18. Lorsqu’il est recruté à l’extérieur de l’Université, l’ombudsman bénéficie d’un engagement sous la forme d’un contrat à durée déterminée. L’engagement prend fin au terme du mandat. Si le mandat est renouvelé, l’engagement devient terminal à la fin du second mandat. Lorsqu’il est recruté parmi le personnel de l’Université, l’ombudsman conserve son lien d’emploi au terme de son mandat.

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